फॉर्मेट गाइड
प्रोफॉर्मा इनवॉइस फॉर्मेट: सैंपल, फील्ड और GST नियम
प्रोफॉर्मा इनवॉइस फॉर्मेट दिखने में टैक्स इनवॉइस जैसा होता है, लेकिन प्रोफॉर्मा एक वादा है, बिल नहीं। आप इसे ऑर्डर पक्का करने, एडवांस माँगने, या खरीदार को पेमेंट की मंज़ूरी दिलाने में मदद के लिए भेजते हैं। यहाँ एक सैंपल, इसमें रखे जाने वाले फील्ड, और GST में इसे कैसे देखा जाता है, सब दिया गया है।
- भरा हुआ प्रोफॉर्मा इनवॉइस सैंपल
- GST में प्रोफॉर्मा टैक्स इनवॉइस क्यों नहीं है
- एडवांस पर GST, आसान भाषा में
- JustBill में प्रोफॉर्मा को इनवॉइस में बदलें
प्रोफॉर्मा इनवॉइस फॉर्मेट का सैंपल
- Proforma no.
- PI/26-27/0009
- Date
- 25 Aug 2026
- Place of supply
- Maharashtra (27)
- Advance requested
- 50% (₹18,585.00)
| # | Description | HSN | Qty | Rate (₹) | GST | Amount (₹) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ceiling fan 1200 mm | 8414 | 10 Nos | 1,850.00 | 18% | 18,500.00 |
| 2 | LED bulb 9 W (pack of 10) | 8539 | 20 Pack | 650.00 | 18% | 13,000.00 |
Amount in words: Rupees Thirty Seven Thousand One Hundred Seventy Only
- Goods will be dispatched on receipt of the advance.
Bank: A/c XXXXXX5678 · IFSC ABCD0001234 · UPI sharmatraders@upi
| Taxable value | 31,500.00 |
| CGST @ 9% | 2,835.00 |
| SGST @ 9% | 2,835.00 |
| Total | ₹37,170.00 |
प्रोफॉर्मा में वही आइटम लाइनें, HSN कोड और GST होते हैं जो बाद में आने वाले इनवॉइस में होंगे, ताकि खरीदार फाइनल रकम पहले ही जाँचकर मंज़ूर कर सके। इसे अलग बनाते हैं: "प्रोफॉर्मा इनवॉइस" टाइटल, अपनी अलग सीरीज़ का नंबर, वैलिडिटी की तारीख और पेमेंट की शर्तें। इसमें कभी भी आपकी टैक्स इनवॉइस नंबर सीरीज़ इस्तेमाल नहीं होनी चाहिए।
क्या GST में प्रोफॉर्मा इनवॉइस मान्य है?
टैक्स इनवॉइस के रूप में नहीं। GST में टैक्स इनवॉइस वह डॉक्यूमेंट है जो CGST एक्ट की धारा 31 के तहत, नियम 46 में दिए विवरणों के साथ जारी होता है। प्रोफॉर्मा एक अलग डॉक्यूमेंट है, इसलिए:
- इससे अपने आप कोई GST देनदारी नहीं बनती। GST आप उस टैक्स इनवॉइस पर लगाते और भरते हैं जो सप्लाई होने पर जारी करते हैं।
- आपका खरीदार इस पर इनपुट टैक्स क्रेडिट क्लेम नहीं कर सकता। क्रेडिट के लिए टैक्स इनवॉइस या डेबिट नोट चाहिए।
- यह GSTR-1 में रिपोर्ट नहीं होता। सिर्फ बाद में बनाया गया टैक्स इनवॉइस रिपोर्ट होता है।
प्रोफॉर्मा इनवॉइस के फील्ड
GST नियमों में प्रोफॉर्मा का कोई फॉर्मेट तय नहीं है। नीचे दिए फील्ड वे हैं जिनकी खरीदार, बैंक और परचेज़ टीम उम्मीद करते हैं, और इनसे प्रोफॉर्मा उस टैक्स इनवॉइस से मेल खाता है जो आप बाद में जारी करेंगे।
| फील्ड | क्या लिखें | ज़रूरी है? |
|---|---|---|
| टाइटल | "प्रोफॉर्मा इनवॉइस", साफ़ दिखाई दे ताकि कोई इसे टैक्स इनवॉइस न समझे | हाँ, व्यवहार में |
| विक्रेता की डिटेल | नाम, पता, GSTIN, फोन और ईमेल | हाँ, व्यवहार में |
| प्रोफॉर्मा नंबर और तारीख | अलग सीरीज़ का नंबर, जैसे PI/26-27/8, और तारीख | हाँ, व्यवहार में |
| खरीदार की डिटेल | नाम, बिलिंग और शिपिंग पता, और रजिस्टर्ड हो तो GSTIN | हाँ, व्यवहार में |
| आइटम लाइनें | विवरण, HSN या SAC, मात्रा, यूनिट, कीमत और डिस्काउंट | हाँ, व्यवहार में |
| GST | हर लाइन पर रेट और टैक्स, CGST और SGST या IGST के रूप में, आने वाले इनवॉइस से मेल खाता हुआ | सुझाया गया |
| टोटल | टैक्सेबल वैल्यू, टैक्स, भाड़ा या दूसरे चार्ज, और ग्रैंड टोटल | हाँ, व्यवहार में |
| पेमेंट की शर्तें | एडवांस की रकम या प्रतिशत, ड्यू डेट, और बैंक या UPI डिटेल | सुझाया गया |
| वैलिडिटी और डिलीवरी | "कब तक मान्य" तारीख और डिस्पैच या काम पूरा होने की अनुमानित तारीख | सुझाया गया |
| घोषणा | "यह प्रोफॉर्मा इनवॉइस है, टैक्स इनवॉइस नहीं" जैसी एक लाइन | सुझाया गया |
प्रोफॉर्मा इनवॉइस कैसे बनाएँ
- 1
पहले ऑर्डर तय करें
खरीदार के साथ आइटम, मात्रा और कीमत तय कर लें। प्रोफॉर्मा किसी डील को पक्का करता है। यह शुरुआती ऑफर नहीं है।
- 2
प्रोफॉर्मा सीरीज़ इस्तेमाल करें
इसे अपनी अलग सीरीज़ से नंबर दें, जैसे PI/26-27/1, ताकि आपकी टैक्स इनवॉइस सीरीज़ लगातार बनी रहे।
- 3
HSN और मौजूदा GST रेट के साथ आइटम जोड़ें
हर रेट को ऑफिशियल शेड्यूल से मिलाएँ, क्योंकि 22 सितंबर 2025 को कई आइटम के रेट बदले थे।
- 4
सही टैक्स बँटवारा दिखाएँ
आपके राज्य के खरीदार के लिए CGST और SGST, और दूसरे राज्य के खरीदार के लिए IGST दिखाएँ। GST कैलकुलेटर दोनों दिखाता है।
- 5
पेमेंट की शर्तें और वैलिडिटी तय करें
लिखें कि कितना एडवांस चाहिए, कहाँ जमा करना है, और कीमतें कब तक मान्य हैं।
- 6
सप्लाई करते समय टैक्स इनवॉइस जारी करें
जब सामान निकले या सर्विस दी जाए, तब अपनी इनवॉइस सीरीज़ से उन्हीं लाइनों के साथ टैक्स इनवॉइस बनाएँ। GST के लिए वही डॉक्यूमेंट मायने रखता है।
प्रोफॉर्मा इनवॉइस में होने वाली आम गलतियाँ
- टैक्स इनवॉइस सीरीज़ इस्तेमाल करना। जो प्रोफॉर्मा इनवॉइस नंबर ले लेता है, वह आपके GST रिकॉर्ड में गैप या डुप्लीकेट छोड़ देता है।
- असली इनवॉइस भूल जाना। खरीदार ने प्रोफॉर्मा पर पेमेंट कर दिया, सामान चला गया, और टैक्स इनवॉइस कभी बना ही नहीं।
- सर्विस के एडवांस पर GST को अनदेखा करना। सर्विस के लिए मिले एडवांस पर मिलते ही GST लगता है।
- "टैक्स इनवॉइस नहीं" वाली लाइन न होना। खरीदार प्रोफॉर्मा को परचेज़ बिल की तरह दर्ज कर लेता है और उस पर क्रेडिट क्लेम करने की कोशिश करता है।
- पुराने GST रेट। रेट बदलने के बाद भी पुराने प्रोफॉर्मा से लाइनें कॉपी करना।
JustBill में प्रोफॉर्मा इनवॉइस बनाएँ और उसे इनवॉइस में बदलें
JustBill में प्रोफॉर्मा इनवॉइस अपना अलग सेल्स डॉक्यूमेंट टाइप है, अपने अलग नंबर प्रीफ़िक्स के साथ। यह इनवॉइस वाला ही फॉर्म इस्तेमाल करता है, आपके सेव किए ग्राहकों, आइटम, HSN कोड और GST रेट के साथ, और हर लाइन पर CGST और SGST या IGST कैलकुलेट करता है।
- इनवॉइस में बदलें। बिल बनाने का समय आने पर प्रोफॉर्मा खोलें और Convert to Invoice पर क्लिक करें। आइटम लाइनें नए इनवॉइस में आ जाती हैं, और प्रोफॉर्मा कन्वर्टेड मार्क हो जाता है, ताकि उसका दो बार बिल न बने।
- बकाया सही रहता है। जो प्रोफॉर्मा अभी इनवॉइस में नहीं बदले, वे ग्राहक के बकाये में नहीं जुड़ते।
- शेयर करें। अपने चुने हुए टेम्पलेट में PDF डाउनलोड करें, या ईमेल या WhatsApp से भेजें।
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अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या GST में प्रोफॉर्मा इनवॉइस मान्य है?
यह एक मान्य बिज़नेस डॉक्यूमेंट है, लेकिन GST में टैक्स इनवॉइस नहीं है। इससे अपने आप GST देनदारी नहीं बनती, यह GSTR-1 में रिपोर्ट नहीं होता, और खरीदार इस पर इनपुट टैक्स क्रेडिट क्लेम नहीं कर सकता। GST उस टैक्स इनवॉइस पर लगता है जो आप सप्लाई के समय जारी करते हैं।
क्या प्रोफॉर्मा इनवॉइस पर ITC क्लेम कर सकते हैं?
नहीं। इनपुट टैक्स क्रेडिट के लिए टैक्स इनवॉइस या डेबिट नोट चाहिए। क्रेडिट क्लेम करने से पहले सप्लायर के टैक्स इनवॉइस का इंतज़ार करें।
क्या प्रोफॉर्मा इनवॉइस पर GST लगता है?
आप इस पर GST दिखाते हैं ताकि खरीदार को पूरी रकम दिखे, लेकिन सिर्फ प्रोफॉर्मा की वजह से कोई टैक्स नहीं भरा जाता। एक अपवाद है सर्विस के लिए मिला एडवांस, जिस पर मिलते ही GST लगता है।
प्रोफॉर्मा इनवॉइस और टैक्स इनवॉइस में क्या फ़र्क है?
प्रोफॉर्मा सप्लाई से पहले ऑर्डर पक्का करने या एडवांस लेने के लिए भेजा जाता है। टैक्स इनवॉइस सप्लाई करते समय जारी होता है। इसमें नियम 46 के विवरण होना ज़रूरी है, यह आपके GST रिटर्न में रिपोर्ट होता है और इस पर खरीदार क्रेडिट क्लेम कर सकता है।
क्या प्रोफॉर्मा इनवॉइस और कोटेशन एक ही हैं?
नहीं। कोटेशन ग्राहक के हाँ कहने से पहले का ऑफर है। प्रोफॉर्मा आम तौर पर सहमति के बाद आता है। पूरा फ़र्क जानने के लिए हमारा कोटेशन फॉर्मेट देखें।
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