फॉर्मेट गाइड
कोटेशन फॉर्मेट: प्राइस कोटेशन में क्या-क्या लिखें
एक अच्छा कोटेशन फॉर्मेट ग्राहक को बताता है कि उसे क्या मिलेगा, GST मिलाकर कितने का पड़ेगा, और यह कीमत कब तक मान्य है। GST कानून में कोटेशन का कोई फॉर्मेट तय नहीं है। नीचे दिया सैंपल और फील्ड की लिस्ट इस्तेमाल करें, फिर ग्राहक के हाँ कहने पर कोटेशन को टैक्स इनवॉइस में बदल दें।
- भरा हुआ कोटेशन सैंपल
- वे फील्ड जो ग्राहक और खरीदार देखना चाहते हैं
- कोटेशन पर GST कैसे लागू होता है (और कब नहीं)
- JustBill में मंज़ूर कोटेशन को इनवॉइस में बदलें
कोटेशन फॉर्मेट का सैंपल
- Quotation no.
- QT/26-27/0031
- Date
- 20 Aug 2026
- Valid until
- 04 Sep 2026
- Place of supply
- Maharashtra (27)
| # | Description | HSN | Qty | Rate (₹) | GST | Amount (₹) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ceiling fan 1200 mm | 8414 | 10 Nos | 1,850.00 | 18% | 18,500.00 |
| 2 | LED bulb 9 W (pack of 10) | 8539 | 20 Pack | 650.00 | 18% | 13,000.00 |
Amount in words: Rupees Thirty Seven Thousand One Hundred Seventy Only
- Prices are valid until the date above.
- Delivery within 5 working days of order confirmation.
- Payment terms: 50% advance, balance on delivery.
| Taxable value | 31,500.00 |
| CGST @ 9% | 2,835.00 |
| SGST @ 9% | 2,835.00 |
| Total | ₹37,170.00 |
कोटेशन काफ़ी हद तक इनवॉइस जैसा दिखता है। ऐसा जान-बूझकर होता है, क्योंकि ग्राहक के मंज़ूर करते ही वही लाइनें इनवॉइस बन जाती हैं। फ़र्क है टाइटल (कोटेशन या एस्टिमेट) में, अपनी अलग सीरीज़ के कोटेशन नंबर में, "कब तक मान्य" तारीख में, और डिलीवरी व पेमेंट की शर्तों में। हर लाइन पर GST उसी तरह बाँटकर दिखाएँ जैसे फाइनल इनवॉइस पर होगा, ताकि ग्राहक को असली रकम पहले ही दिख जाए।
कोटेशन में कौन-से फील्ड होने चाहिए
GST का कोई नियम यह नहीं बताता कि कोटेशन में क्या होना चाहिए। यहाँ "ज़रूरी" का मतलब है वह, जो ग्राहक या परचेज़ डिपार्टमेंट मंज़ूरी देने से पहले देखना चाहेगा।
| फील्ड | क्या लिखें | ज़रूरी है? |
|---|---|---|
| टाइटल | सबसे ऊपर साफ़-साफ़ "कोटेशन" या "एस्टिमेट" | हाँ, व्यवहार में |
| आपके बिज़नेस की डिटेल | नाम, पता, फोन, ईमेल और GSTIN | हाँ, व्यवहार में |
| कोटेशन नंबर और तारीख | अलग सीरीज़ का नंबर, जैसे QT/26-27/12, और तारीख | हाँ, व्यवहार में |
| कब तक मान्य | वह तारीख जिसके बाद कीमतें बदल सकती हैं, जैसे 15 या 30 दिन बाद की | सुझाया गया |
| ग्राहक की डिटेल | नाम, पता, संपर्क व्यक्ति, और रजिस्टर्ड हो तो GSTIN | हाँ, व्यवहार में |
| आइटम लाइनें | विवरण, HSN या SAC, मात्रा, यूनिट, कीमत और डिस्काउंट | हाँ, व्यवहार में |
| GST | हर लाइन पर GST रेट और टैक्स, CGST और SGST के रूप में या IGST के रूप में | सुझाया गया |
| टोटल | टैक्सेबल वैल्यू, टैक्स, भाड़ा या दूसरे चार्ज, और ग्रैंड टोटल | हाँ, व्यवहार में |
| डिलीवरी और पेमेंट की शर्तें | डिलीवरी का समय, भाड़ा कौन देगा, कितना एडवांस चाहिए, क्रेडिट पीरियड | सुझाया गया |
| नोट्स और सिग्नेचर | क्या शामिल नहीं है, वारंटी, एडवांस के लिए बैंक डिटेल, और सिग्नेचर | ऑप्शनल |
कोटेशन कैसे लिखें, स्टेप बाय स्टेप
- 1
पक्का करें कि ग्राहक को क्या चाहिए
सही आइटम, मात्रा और स्पेसिफिकेशन नोट करें। गोलमोल कोटेशन बाद में झगड़े की वजह बनता है।
- 2
अलग नंबर सीरीज़ इस्तेमाल करें
कोटेशन को उनकी अपनी सीरीज़ में रखें, जैसे QT/26-27/1, ताकि वे कभी आपके इनवॉइस नंबरों में न मिलें।
- 3
हर लाइन की कीमत HSN और GST के साथ लिखें
HSN या SAC कोड और आज लागू GST रेट जोड़ें। हर रेट जाँच लें, क्योंकि 22 सितंबर 2025 को कई आइटम के रेट बदले थे।
- 4
सही टैक्स बँटवारा दिखाएँ
आपके राज्य के ग्राहक के लिए CGST और SGST दिखाएँ। दूसरे राज्य के ग्राहक के लिए IGST दिखाएँ। GST कैलकुलेटर दोनों दिखाता है।
- 5
वैलिडिटी और शर्तें लिखें
साफ़ "कब तक मान्य" तारीख, डिलीवरी का समय, भाड़ा और पेमेंट की शर्तें लिखें, एडवांस हो तो वह भी।
- 6
भेजें और फॉलो-अप करें
कोटेशन PDF के रूप में भेजें, और वैलिडिटी की तारीख खत्म होने से पहले फॉलो-अप करें।
कोटेशन में होने वाली आम गलतियाँ
- वैलिडिटी की तारीख नहीं। ग्राहक महीनों बाद लौटता है और पुरानी कीमत की उम्मीद करता है।
- बिना रेट के "प्लस GST"। ग्राहक फाइनल रकम नहीं निकाल पाता और उसे पूछना पड़ता है।
- गलत टैक्स बँटवारा। दूसरे राज्य के ग्राहक को CGST और SGST दिखा दिया, तो फाइनल इनवॉइस कोटेशन से अलग दिखता है।
- इनवॉइस सीरीज़ में कोटेशन। इनवॉइस नंबर इस्तेमाल करने वाले कोटेशन आपकी टैक्स इनवॉइस सीरीज़ में गैप और गड़बड़ी छोड़ देते हैं।
- मंज़ूर कोटेशन को दोबारा टाइप करना। लाइनों को हाथ से इनवॉइस में कॉपी करते समय ही गलत कीमतें और मात्राएँ घुस जाती हैं।
JustBill में कोटेशन बनाएँ और उन्हें इनवॉइस में बदलें
JustBill में कोटेशन सेल्स डॉक्यूमेंट टाइप में से एक है। यह इनवॉइस वाला ही फॉर्म इस्तेमाल करता है, आपके सेव किए ग्राहकों, आइटम, HSN कोड और GST रेट के साथ। टैक्स का लॉजिक भी वही है, जो आपके और ग्राहक के राज्य के आधार पर CGST और SGST या IGST चुनता है। कोटेशन का अपना अलग नंबर प्रीफ़िक्स होता है, इसलिए वे आपकी इनवॉइस सीरीज़ को कभी नहीं छूते।
- इनवॉइस में बदलें। ग्राहक के मंज़ूर करने पर कोटेशन खोलें और Convert to Invoice पर क्लिक करें। आइटम लाइनें बिना दोबारा टाइप किए नए इनवॉइस में आ जाती हैं, और कोटेशन कन्वर्टेड मार्क हो जाता है, ताकि एक ही ऑर्डर का दो बार बिल न बने।
- शेयर करें। अपने चुने हुए टेम्पलेट में PDF डाउनलोड करें, या ईमेल या WhatsApp से भेजें।
- देखें कितने कोटेशन बिके। डैशबोर्ड दिखाता है कि कितने कोटेशन इनवॉइस बने और इसमें औसतन कितने दिन लगे।
आप फ्री प्लान से शुरू कर सकते हैं, जिसमें एक यूज़र के लिए महीने में 50 इनवॉइस तक बनते हैं। फ्री इनवॉइस जनरेटर आज़माएँ, या ज़्यादा लिमिट के लिए प्राइसिंग देखें।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
कोटेशन का फॉर्मेट क्या होता है?
इसका कोई कानूनी फॉर्मेट नहीं है। एक आम कोटेशन में आपके बिज़नेस की डिटेल और GSTIN, कोटेशन नंबर और तारीख, और ग्राहक की डिटेल होती है। फिर HSN या SAC, मात्रा, कीमत और GST के साथ आइटम की लिस्ट होती है, और उसके बाद टोटल, "कब तक मान्य" तारीख और आपकी डिलीवरी व पेमेंट की शर्तें।
क्या कोटेशन पर GST लगता है?
कोटेशन पर अपने आप में कोई टैक्स नहीं भरा जाता। GST दिखाएँ ताकि ग्राहक को फाइनल रकम पता रहे, लेकिन GST आप उस टैक्स इनवॉइस पर लगाते और रिपोर्ट करते हैं जो बिक्री होने पर जारी होता है।
कोटेशन और प्रोफॉर्मा इनवॉइस में क्या फ़र्क है?
कोटेशन एक ऑफर है, जो ग्राहक के हाँ कहने से पहले दिया जाता है। प्रोफॉर्मा इनवॉइस आम तौर पर हाँ कहने के बाद भेजा जाता है, ऑर्डर पक्का करने या एडवांस माँगने के लिए। दोनों में से कोई भी टैक्स इनवॉइस नहीं है, और किसी पर भी खरीदार इनपुट टैक्स क्रेडिट क्लेम नहीं कर सकता।
कोटेशन कितने दिन के लिए मान्य होना चाहिए?
इसकी कोई कानूनी सीमा नहीं है। कई बिज़नेस 15 या 30 दिन रखते हैं। अगर आपकी लागत अक्सर बदलती है, तो इसे कम रखें और कोटेशन पर साफ़ लिखें।
क्या मैं कोटेशन को इनवॉइस में बदल सकता हूँ?
हाँ। JustBill में मंज़ूर कोटेशन खोलें और Convert to Invoice पर क्लिक करें। कोटेशन कन्वर्टेड मार्क हो जाता है, ताकि उसका दूसरी बार बिल न बन सके।
क्या कोटेशन पर मेरा GSTIN होना चाहिए?
कानून में यह ज़रूरी नहीं है, लेकिन इससे मदद मिलती है। रजिस्टर्ड खरीदार ऑर्डर मंज़ूर करने से पहले आपका GSTIN जाँचेगा, और यह वही होगा जो टैक्स इनवॉइस पर आएगा।
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भारतीय बिज़नेस के लिए फ्री इनवॉइस जनरेटर: ऑनलाइन GST इनवॉइस बनाएं, PDF डाउनलोड करें और ईमेल से भेजें। JustBill Free प्लान, हर महीने 50 इनवॉइस।
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