बिज़नेस फॉर्मेट
परचेज़ ऑर्डर फॉर्मेट
परचेज़ ऑर्डर (PO) खरीदार की ओर से सप्लायर को दिया गया लिखित ऑर्डर है: क्या भेजना है, किस कीमत पर और कब तक। यह एक कमर्शियल डॉक्यूमेंट है, GST डॉक्यूमेंट नहीं। यह परचेज़ ऑर्डर फॉर्मेट बताता है कि कौन-से फील्ड रखने लायक हैं, और PO सप्लायर के टैक्स इनवॉइस और आपके इनपुट टैक्स क्रेडिट से कैसे जुड़ता है।
- फील्ड-दर-फील्ड PO चेकलिस्ट
- PO कहाँ खत्म होता है और टैक्स इनवॉइस कहाँ शुरू
- ITC क्लेम करने से पहले बिल मिलाने में PO कैसे मदद करता है
- कॉपी करने के लिए सैंपल PO
परचेज़ ऑर्डर फॉर्मेट का सैंपल
- PO no.
- PO/26-27/0014
- PO date
- 28 Aug 2026
- Deliver by
- 10 Sep 2026
- Payment terms
- 30 days from invoice
- Place of supply
- Maharashtra (27)
| # | Description | HSN | Qty | Rate (₹) | GST | Amount (₹) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ceiling fan 1200 mm | 8414 | 50 Nos | 1,400.00 | 18% | 70,000.00 |
Amount in words: Rupees Eighty Two Thousand Six Hundred Only
- Please quote this PO number on your tax invoice.
- Deliver to: Shop 12, Laxmi Road, Pune 411002.
| Taxable value | 70,000.00 |
| IGST @ 18% | 12,600.00 |
| Total | ₹82,600.00 |
सैंपल में एक आम PO दिखता है: दोनों पार्टियाँ अपने GSTIN के साथ, HSN, मात्रा और तय रेट के साथ आइटम, अनुमानित GST, और डिलीवरी व पेमेंट की शर्तें। सप्लायर इसके आधार पर ऑर्डर पूरा करता है, और उसे टैक्स इनवॉइस पर आपका PO नंबर लिखना चाहिए।
परचेज़ ऑर्डर फॉर्मेट के फील्ड
| फील्ड | क्या लिखें | ज़रूरी है? |
|---|---|---|
| PO नंबर | आपकी अपनी PO सीरीज़ का यूनिक नंबर | सुझाया गया |
| PO की तारीख | जिस तारीख को आप ऑर्डर देते हैं | सुझाया गया |
| खरीदार की डिटेल | आपका कानूनी नाम, बिलिंग पता और GSTIN | सुझाया गया |
| सप्लायर की डिटेल | सप्लायर का नाम, पता और GSTIN | सुझाया गया |
| डिलीवरी का पता | सामान कहाँ पहुँचना चाहिए, अगर बिलिंग पते से अलग हो | सुझाया गया |
| आइटम | विवरण, HSN या SAC, मात्रा और यूनिट | सुझाया गया |
| रेट और डिस्काउंट | प्रति यूनिट तय कीमत और कोई डिस्काउंट हो तो वह | सुझाया गया |
| GST | प्लेस ऑफ सप्लाई के आधार पर अनुमानित रेट और CGST + SGST या IGST | ऑप्शनल |
| कुल वैल्यू | अनुमानित टैक्स मिलाकर ऑर्डर की वैल्यू | सुझाया गया |
| डिलीवरी की तारीख | आपको सामान या सर्विस कब चाहिए | सुझाया गया |
| पेमेंट की शर्तें | जैसे “इनवॉइस से 30 दिन” | सुझाया गया |
| वैलिडिटी | वह तारीख जिसके बाद ऑर्डर खत्म हो जाता है | ऑप्शनल |
| शर्तें | क्वालिटी, पैकिंग, भाड़ा, देरी पर पेनल्टी | ऑप्शनल |
| अधिकृत सिग्नेचर | ऑर्डर मंज़ूर करने वाले व्यक्ति का नाम और सिग्नेचर | सुझाया गया |
यहाँ “सुझाया गया” का मतलब है वह, जो सप्लायर और आपकी अकाउंट्स टीम देखना चाहेगी, कोई कानूनी ज़रूरत नहीं। अगर आप अपना GSTIN और सही राज्य लिखते हैं, तो सप्लायर के इनवॉइस पर सही टैक्स टाइप लगने की संभावना ज़्यादा रहती है।
क्या परचेज़ ऑर्डर GST डॉक्यूमेंट है?
नहीं। GST सप्लाई पर लगता है। टैक्स के लिए मायने रखने वाले डॉक्यूमेंट हैं सप्लायर का टैक्स इनवॉइस और, बाद के बदलावों के लिए, सप्लायर के क्रेडिट नोट और डेबिट नोट। अपने आप में PO से कोई GST देनदारी नहीं बनती, और आप इस पर इनपुट टैक्स क्रेडिट (ITC) क्लेम नहीं कर सकते।
आपका ITC सप्लायर के टैक्स इनवॉइस से आता है। आपके पास इनवॉइस होना चाहिए, सामान या सर्विस मिल चुकी होनी चाहिए, और सप्लायर के रिपोर्ट करने के बाद इनवॉइस आपके GSTR-2B में दिखना चाहिए। CGST एक्ट की धारा 16 की बाकी शर्तें भी लागू होती हैं।
फिर भी व्यवहार में GST के लिए PO मायने रखता है। यह तय कीमत, मात्रा और टैक्स का आपका रिकॉर्ड है। जब सप्लायर का इनवॉइस GST पोर्टल पर इनवॉइस मैनेजमेंट सिस्टम (IMS) में आता है, तो उसे PO से मिलाकर आप तय कर सकते हैं कि उसे एक्सेप्ट करें, रिजेक्ट करें या पेंडिंग रखें।
परचेज़ ऑर्डर कब जारी करें
- नए सप्लायर से खरीदते समय, ताकि पहले दिन से कीमत और शर्तें रिकॉर्ड में रहें।
- थोक या बार-बार की खरीद, जहाँ रेट अक्सर बदलते हैं।
- एक तय लिमिट से ज़्यादा का खर्च, जिसके लिए मैनेजर की मंज़ूरी चाहिए।
- ऐसे ऑर्डर जिनमें डिलीवरी की डेडलाइन, क्वालिटी स्पेसिफिकेशन या पेनल्टी हों।
- कोई भी खरीद जहाँ आप मिलाना चाहते हैं कि क्या ऑर्डर हुआ, क्या आया और क्या बिल हुआ।
परचेज़ ऑर्डर
आपने क्या ऑर्डर किया, किस रेट पर, किससे।
माल की रसीद
असल में क्या आया: आपका रिसीट नोट, या सप्लायर के चालान या इनवॉइस की कॉपी।
टैक्स इनवॉइस
सप्लायर ने क्या बिल किया, और आपके ITC का आधार।
पेमेंट करने या इनवॉइस एक्सेप्ट करने से पहले इन तीनों को आपस में मिलाना थ्री-वे मैच कहलाता है। ज़्यादा बिलिंग और कम सप्लाई पकड़ने का यह सबसे आसान तरीका है।
परचेज़ ऑर्डर कैसे तैयार करें
- 1
सप्लायर चुनें
उनका GSTIN और राज्य पक्का करें, ताकि टैक्स टाइप (CGST + SGST या IGST) सही रहे।
- 2
PO को नंबर और तारीख दें
एक अलग PO सीरीज़ इस्तेमाल करें, ताकि हर ऑर्डर ट्रेस हो सके।
- 3
आइटम की लिस्ट बनाएँ
विवरण, HSN, मात्रा, यूनिट और तय रेट।
- 4
टैक्स और टोटल जोड़ें
अनुमानित GST दिखाएँ, ताकि सप्लायर के इनवॉइस को उससे मिलाया जा सके।
- 5
डिलीवरी और पेमेंट की शर्तें तय करें
डिलीवरी की तारीख, पता, पेमेंट के दिन और कोई पेनल्टी हो तो वह।
- 6
मंज़ूरी लें और भेजें
अगर वैल्यू के हिसाब से ज़रूरी हो तो साइन-ऑफ लें, फिर PO शेयर करें और सप्लायर से कहें कि इनवॉइस पर इसका नंबर लिखे।
परचेज़ ऑर्डर में होने वाली आम गलतियाँ
- PO को ही खरीद के रूप में दर्ज कर लेना। खरीद (और ITC) सप्लायर के टैक्स इनवॉइस से दर्ज होती है, ऑर्डर से नहीं।
- गलत राज्य या GSTIN न होना, जिससे सप्लायर के इनवॉइस पर गलत टैक्स टाइप लग जाता है।
- आइटम का गोलमोल विवरण, जिससे बाद में इनवॉइस मिलाना मुश्किल होता है।
- सप्लायर के इनवॉइस पर PO नंबर न होना, जिससे बिलों को ऑर्डर से जोड़ा नहीं जा सकता।
- पुराने PO खुले छोड़ देना, जिससे आगे की अनुमानित खरीद असल से ज़्यादा दिखती है।
JustBill में परचेज़ ऑर्डर बनाएँ
JustBill में परचेज़ के तहत परचेज़ ऑर्डर की अपनी अलग लिस्ट है, अलग नंबर सीरीज़ और वैलिडिटी की तारीख के साथ। GST आपके और सप्लायर के राज्य के हिसाब से CGST + SGST या IGST में बँटता है, और PDF का टाइटल Purchase Order होता है।
- अप्रूवल वर्कफ़्लो। एक अप्रूवल लिमिट सेट करें, और उससे ऊपर का हर PO एडमिन की मंज़ूरी का इंतज़ार करता है। एडमिन को इनबॉक्स में नोटिफिकेशन मिलता है, और वे इसे अप्रूव कर सकते हैं (तब PO को उसका नंबर मिलता है) या कारण बताकर रिजेक्ट कर सकते हैं।
- परचेज़ इनवॉइस में बदलें। अप्रूव होने के बाद, या अगर अप्रूवल की ज़रूरत नहीं है, एक क्लिक में PO उसी सप्लायर और आइटम के साथ परचेज़ इनवॉइस बन जाता है। PO कन्वर्टेड मार्क होकर बिल से जुड़ जाता है। फिर सप्लायर के इनवॉइस नंबर और तारीख से मिलाने के लिए बिल एडिट करें।
- स्टॉक। PO से स्टॉक नहीं बदलता। परचेज़ इनवॉइस सेव होने पर स्टॉक बढ़ता है। देखें इन्वेंटरी मैनेजमेंट।
- सप्लायर बैलेंस। खुले PO सप्लायर के लेजर में बकाये से अलग दिखते हैं, जब तक वे कन्वर्ट नहीं होते।
इसके बाद परचेज़ बिल JustBill के अकाउंटिंग लेजर में पोस्ट होते हैं। प्राइसिंग पेज पर प्लान की तुलना करें।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या GST में परचेज़ ऑर्डर ज़रूरी है?
नहीं। GST कानून में परचेज़ ऑर्डर ज़रूरी नहीं है। यह खरीदार और सप्लायर के बीच का कमर्शियल डॉक्यूमेंट है। टैक्स डॉक्यूमेंट हैं सप्लायर का टैक्स इनवॉइस और कोई भी क्रेडिट या डेबिट नोट।
क्या मैं परचेज़ ऑर्डर पर ITC क्लेम कर सकता हूँ?
नहीं। ITC सप्लायर के टैक्स इनवॉइस पर क्लेम होता है, जब आपको सामान या सर्विस मिल चुकी हो, इनवॉइस आपके GSTR-2B में दिख रहा हो और धारा 16 की बाकी शर्तें पूरी हों।
परचेज़ ऑर्डर और परचेज़ इनवॉइस में क्या फ़र्क है?
परचेज़ ऑर्डर वह है जो आप सप्लाई से पहले ऑर्डर देने के लिए सप्लायर को भेजते हैं। परचेज़ इनवॉइस (सप्लायर का टैक्स इनवॉइस, जो आपकी किताबों में परचेज़ बिल के रूप में दर्ज होता है) सप्लाई के बाद आता है और पेमेंट और ITC का आधार होता है।
क्या परचेज़ ऑर्डर पर GST दिखाना चाहिए?
यह ऑप्शनल है लेकिन काम का है। अनुमानित रेट और टैक्स टाइप दिखाने से सप्लायर का इनवॉइस जाँचने में मदद मिलती है। असल में कितना टैक्स लगेगा, यह सप्लायर के इनवॉइस और प्लेस ऑफ सप्लाई से तय होता है।
क्या सप्लायर को इनवॉइस पर मेरा PO नंबर लिखना चाहिए?
यह एक अच्छी आदत है। इससे हर बिल अपने ऑर्डर से जुड़ जाता है, जिससे मिलान, अप्रूवल और IMS के फैसले जल्दी होते हैं।
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