सर्विस बिज़नेस के लिए इनवॉइसिंग सॉफ्टवेयर, चाहे बिल प्रोजेक्ट, महीने या घंटे के हिसाब से बने

सर्विस बिज़नेस में गिनने के लिए स्टॉक नहीं होता, फिर भी बिलिंग में घंटों लग जाते हैं। काम पूरा हो जाता है, और पैसा हफ्तों बाद आता है, वो भी तब जब कोई माँगना याद रखे।

• दोबारा टाइपिंग। कोटेशन एक फाइल में, इनवॉइस दूसरी में, और आंकड़े धीरे-धीरे अलग हो जाते हैं।
• महीने के रिटेनर। वही इनवॉइस हर महीने हाथ से दोबारा बनता है, और किसी महीने भूल भी जाते हैं।
• पेमेंट के पीछे भागना। ओवरड्यू बिल के लिए क्लाइंट को फोन करना किसी को अच्छा नहीं लगता, इसलिए वह टलता रहता है।
• TDS की उलझन। TDS की वजह से क्लाइंट इनवॉइस से कम पैसा देते हैं, और यह फर्क आपकी बुक्स में बिना वजह पड़ा रहता है।
• SAC कोड और GST। टैक्स का सही बंटवारा करना, जब कुछ क्लाइंट आपके राज्य में हैं और कुछ बाहर।
• बिखरा हुआ रिकॉर्ड। इनवॉइस Word में, पेमेंट बैंक ऐप में, और एक जगह यह नहीं दिखता कि किसका कितना बाकी है।

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   कोटेशन भेजें

   हर सर्विस को उसके SAC कोड, रेट और GST के साथ लिखें। उसे PDF के रूप में शेयर करें, या क्लाइंट को पोर्टल लिंक भेजें जहाँ वह ऑनलाइन स्वीकार या अस्वीकार कर सके।

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   ज़रूरत हो तो एडवांस लें

   काम शुरू होने से पहले एडवांस की रकम के लिए प्रोफॉर्मा इनवॉइस बनाएँ।

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   टैक्स इनवॉइस में बदलें

   काम अप्रूव होने पर कोटेशन या प्रोफॉर्मा को इनवॉइस में बदलें। लाइन आइटम, शर्तें और नोट्स साथ आ जाते हैं, इनवॉइस को आपकी सीरीज़ का अगला नंबर मिलता है, और कोटेशन पर कन्वर्टेड का निशान लग जाता है।

लेआउट के लिए शुरुआत चाहिए? हमारी कोटेशन फॉर्मेट और प्रोफॉर्मा इनवॉइस फॉर्मेट गाइड देखें।

क्लाइंट, लाइन आइटम, फ्रीक्वेंसी (रोज़ से लेकर सालाना तक) और चाहें तो आखिरी तारीख के साथ एक बार रिकरिंग बिल सेट करें। JustBill हर इनवॉइस तय समय पर रात में बना देता है। अगर आप पहले देखना चाहते हैं, तो बिलिंग रन हर ड्यू रिकरिंग इनवॉइस दिखाता है, फिर एक ही बार में सब बना देता है। हर एक नॉर्मल इनवॉइस होता है, इसलिए वह बाकी इनवॉइस की तरह आपकी रिपोर्ट, रिमाइंडर और GST डेटा में दिखता है।

Settings में अपना Razorpay अकाउंट जोड़ें और किसी भी बिना पेमेंट वाले इनवॉइस के लिए, या एक साथ कई इनवॉइस के लिए पेमेंट लिंक बनाएँ। इनवॉइस को उसके PDF लिंक के साथ WhatsApp पर शेयर करें, या बाकी रकम का UPI QR प्रिंट करें। मिले हुए पेमेंट खुले इनवॉइस पर एडजस्ट होते हैं, और एक पेमेंट से कई बिल क्लियर हो सकते हैं।

ड्यू डेट के 3, 7 और 14 दिन बाद, रिमाइंडर सेटिंग में चालू किए गए चैनलों से अपने आप रिमाइंडर जाते हैं। जब आप खुद रिमाइंडर भेजते हैं, तो इनवॉइस जितना ज़्यादा ओवरड्यू होता है, JustBill उतना सख्त चैनल चुनता है, और हर रिमाइंडर का लॉग रखता है:

कलेक्शन लिस्ट हर ओवरड्यू इनवॉइस को ओवरड्यू दिनों के हिसाब से दिखाती है, साथ में क्लाइंट का फोन नंबर और भेजा गया आखिरी रिमाइंडर, ताकि हर सुबह फॉलो-अप में बस कुछ मिनट लगें।

आइटम फॉर्म के अंदर से ही HSN और SAC कोड सर्च करें, ताकि हर सर्विस लाइन पर सही कोड और रेट हो। JustBill क्लाइंट की प्लेस ऑफ सप्लाई के आधार पर CGST प्लस SGST या IGST लगाता है, और आप क्लाइंट को SEZ या एक्सपोर्ट मार्क कर सकते हैं ताकि टैक्स सही तरीके से लगे।

बिज़नेस क्लाइंट अक्सर प्रोफेशनल या कॉन्ट्रैक्ट फीस पर पेमेंट से पहले TDS काटते हैं। इनवॉइस पर TDS सेक्शन और रेट दर्ज करें, ताकि क्लाइंट के बैलेंस में आने वाली कमी का कारण साफ दिखे। साल के आखिर में अपना Form 26AS इम्पोर्ट करें और JustBill TDS क्रेडिट को आपके इनवॉइस से मिलाकर, जो मेल नहीं खाता उसकी लिस्ट दिखा देता है।